Události 10. ledna 2022 Blog

Jak na řízenou dokumentaci ve výrobním podniku? Řízené dokumentace, jako jsou směrnice, návodky či nařízení v každé organizaci neustále přibývají. Je to dáno na jedné straně rostoucími požadavky z různých státních orgánů, popřípadě z korporací na zavádění nových a nových předpisů a opatření na bezpečnost práce na environmentální chování, na zvyšování kvality a další oblasti.

Vedle toho řadu firem trápí nedostatek pracovníků, který řeší často najímáním málo kvalifikovaných sil. Pro ně je nutno připravovat naprosto detailní pracovní návodky a musí být zajištěno, aby pracovník, než jde dělat novou práci, byl na ni řádně proškolen.

Standardní řešení – vytištěná návodka a podpisový arch při větším množství pracovníků a jejich fluktuaci zdaleka nepostačuje.

Problematiku řízené dokumentace můžeme rozdělit na 2 části

První je proces tvorby dokumentu, jeho připomínkování a schvalování a následné pravidelné přezkoumávání. Druhý proces zajišťuje seznámení pracovníků s dokumentem. Vytvoření dokumentu v textovém editoru je samozřejmé, ale co dále? Rozešlu e-mailem všem zodpovědným osobám, vrátí se mi řada připomínek, některé si budu muset vyjasnit (několik e-mailů sem a tam), následně připomínky zapracuji a opět rozešlu? Nakonec vytisknu, nechám podepsat oprávněné osoby, naskenuji a uložím na sdílený disk, papírový originál do archivu a do nějakého sdíleného dokumentu zapíši směrnici, datum přezkoumání, platnosti a další údaje.

Ano, tato cesta je možná, ale odpovídá to možnostem, které dnes nabízí moderní DMS (systém správy dokumentace)? Asi si sami odpovíte, že ne. Takový proces je zdlouhavý a obtížně sledovatelný. Jaké řešení se tedy nabízí? Jak jsem již zmínil, lze na agendu spojenou s řízenou dokumentací nasadit DMS, například EasyArchiv.

Řízená dokumentace pomocí EasyArchivu

V DMS systému EasyArchiv se nadefinují jednotlivé typy, případně podtypy řízených dokumentů. Každý typ má nadefinované potřebné atributy a šablonu vlastního dokumentu. Zároveň může pro každý typ/podtyp být nadefinováno rozdílné workflow. Pokud jsem tedy pověřen vytvořením nové směrnice, založím ji v systému, čímž se spustí workflow proces tvorby řízené dokumentace a začnu tvořit vlastní dokument. Šablona dokumentu má provázané potřebné atributy se systémem, tj. nepřepisuji údaje mezi systémem a dokumentem. Zároveň mohu danou směrnici provázat s jinými dokumenty. Když jsem hotov, potvrdím splnění ve workflow a směrnice jde do připomínkování. Těm, kteří se mají k dokumentu vyjádřit, přijde díky workflow „úkol“ připomínkovat dokument, zároveň mohou dostat i notifikaci prostřednictvím e-mailu.

Naše řešení EasyArchiv jim umožňuje dokument otevřít buď pomocí klienta systému (WEB, nebo Windows), anebo přímo z e-mailu v systému Outlook. Připomínkování se pak provádí formou revizí v textu. Autor pak jednotlivé připomínky aplikuje do finální verze dokumentu a ten se pošle opět pomocí workflow schvalovatelům. Po schválení se automaticky vygeneruje PDF se směrnicí, kde jsou doplněna jména všech schvalovatelů a další potřebné informace. Mám možnost nastavit u každého dokumentu periodicitu přezkoumání, popřípadě skartace. V takovém případě mi později s dostatečným předstihem přijde „úkol“ směrnici přezkoumat, popř. zrušit. Důležitá je již zmiňovaná možnost odkazu na jiné dokumenty.

Pokud někdo upravuje nějaký řízený dokument, systém vyvolá požadavek i na přezkoumání provázaných dokumentů. Za zmínku stojí i možnosti vyhledávání relevantních dokumentů na určité téma, pokud si nejsem jistý, kde všude se nějaká informace vyskytuje,  např. hledám všechny relevantní pracovní návodky k určité lince. V takovém případě s výhodou využiji fulltextové prohledávání nejen v atributech, ale i přímo v jednotlivých dokumentech (souborech).

Druhým krokem po vytvoření řízeného dokumentu je prokazatelné seznámení konkrétních pracovníků s ním

Na to je opět workflow, kde jsou přiřazené jednotlivé role popř. konkrétní osoby, kterým přiteče úkol seznámit se s dokumentem. On pak musí dokument otevřít a potvrdit, že se s obsahem seznámil. Kdykoliv je pak snadné si udělat přehled, kdo se kdy s jakým dokumentem seznámil, popř. kdo ještě ne a upomenout ho. To si každý umí představit u kancelářských pracovníků, kteří mají své účty ve firemních informačních systémech.

 

EasyArchiv/EasyPLM – workflow – schvalovací proces řízeného dokumentu

Jak to pořešit u operátorů na dílně? Klasické řešení vytisknutý dokument a podpisový arch tím správným řešením rozhodně není – neumožní mi to operativně zjistit, např. zda mohu daného pracovníka pustit na určitou práci. Na dílnách se proto rozmisťují jednotlivé „kiosky“ – jednoduchý portál, na který se každý pracovník přihlásí zpravidla pomocí své docházkové karty a opět dokument přečte a potvrdí seznámení se s ním.

Problematika řízené dokumentace se zdá být celkem jednoduchá, ale stále i v řadě velkých společností není řádně pokrytá a skýtá tak poměrně velký potenciál pro zlepšení v rámci digitalizace procesů.

Ing. Pavel Mareš – jednatel TD-IS, s.r.o.
dms | EasyArchiv | workflow

Odesláním tohoto formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.

© 2021 TD-IS, s.r.o. všechna práva vyhrazena.